Gestión de merma y piezas obsoletas en refaccionarias: guía completa

En las refaccionarias, uno de los factores que más afecta la rentabilidad sin que siempre se note a simple vista es la acumulación de merma y piezas obsoletas. Estas pérdidas silenciosas no solo ocupan espacio físico, también erosionan el capital de trabajo y dificultan una gestión ordenada del inventario.

En este artículo te explicamos cómo identificar, medir y gestionar ambos problemas para que tu refaccionaria funcione de forma más eficiente, rentable y sustentable.

¿Qué es la merma en una refaccionaria?

La merma representa pérdidas de inventario que no se traducen en ventas. Puede deberse al deterioro natural, errores humanos o fallas administrativas.

Tipos de merma más comunes:

• Merma natural: desgaste por almacenamiento prolongado, piezas afectadas por humedad, temperatura o polvo.
  
  
• Merma operativa: daños durante el traslado, surtido o manejo de productos.
  
  
• Merma administrativa: registros incorrectos, diferencias entre el sistema y el inventario físico, errores en devoluciones.
  
  

Principales causas de merma

• Almacenaje inadecuado (temperatura, humedad, polvo).
  
  
• Rotación baja de productos con alta caducidad o versiones anteriores.
  
  
• Errores de etiquetado o codificación.
  
  
• Procesos manuales sin control cruzado.
  
  

¿Cómo se mide la merma?

Una fórmula básica para calcular merma es:

Merma (%) = (Inventario inicial + Compras - Inventario final - Ventas) ÷ (Inventario inicial + Compras) × 100

Indicadores que conviene monitorear:

• Porcentaje mensual de merma sobre ventas.
  
  
• Productos más afectados por merma.
  
  

Tiempo promedio que tarda un producto en deteriorarse o caducar.

Piezas obsoletas: un enemigo silencioso

Una pieza se vuelve obsoleta cuando ya no se usa, no tiene demanda o ha sido reemplazada por una versión más actual. Esto ocurre con frecuencia en vehículos fuera del mercado, líneas descontinuadas o cambios de tecnología.

¿Qué vuelve obsoletas a las piezas?

• Evolución de modelos automotrices.
  
  
• Cambios en normativas o estándares de fabricación.
  
  
• Malas compras: exceso de productos con baja rotación.
  
  
• Piezas que nunca se movieron y llevan más de 12-18 meses almacenadas.
  
  

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Consecuencias de no gestionar la obsolescencia:

• Inmovilización de capital.
  
  
• Confusión en el surtido.
  
  
• Costos de almacenaje innecesarios.
  
  
• Pérdida de oportunidades para productos con mayor demanda.
  
  

Estrategias para gestionar piezas obsoletas

Una gestión activa puede recuperar parte del valor y liberar espacio operativo.

• Clasificación ABC: segmenta el inventario según frecuencia de rotación.
  
  
• Descuentos y promociones: vende piezas obsoletas o de lento movimiento con precios especiales.
  
  
• Logística inversa: considera:
  
  
  
  • Reciclaje o reacondicionamiento.
    
    
  • Venta a mayoreo a talleres o refaccionarias especializadas.
    
    
  • Desecho regulado, según normativas locales.
    
    

Puedes consultar las recomendaciones de disposición responsable en la Guía de Manejo de Residuos de la Semarnat.

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Herramientas para una gestión eficiente del inventario

La prevención es clave. Un inventario bien gestionado reduce tanto la merma como la obsolescencia.

Tecnologías recomendadas:

• ERP o WMS especializados en refacciones: permiten trazabilidad, control por lotes, alertas de baja rotación.
  
  
• Códigos de barras o QR: agilizan el conteo y evitan errores humanos.
  
  
• Sistemas con inteligencia de rotación: te alertan cuando un producto lleva demasiado tiempo sin moverse.
  
  

Normativa fiscal sobre merma y baja de inventario

El SAT permite deducir la merma bajo ciertas condiciones. Es fundamental documentar adecuadamente las pérdidas.

¿Qué exige el SAT?

• Registro contable de la merma o baja.
  
  
• Evidencia documental (actas, reportes de auditoría interna).
  
  
• Justificación técnica o comercial.
  
  
• Notificación a través de contabilidad electrónica.
  
  

Puedes revisar el fundamento en el Artículo 27, fracción II de la Ley del ISR, y el Anexo 24 del SAT sobre contabilidad electrónica.

Además, tener un manual de procedimientos internos sobre cómo registrar merma y obsolescencia fortalece la formalidad del proceso ante auditorías.

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Controlar la merma y gestionar las piezas obsoletas no es solo cuestión de orden: es una estrategia directa para mejorar tus márgenes, liberar espacio útil y tomar mejores decisiones de compra.

Implementa herramientas digitales, revisa tus procedimientos y actúa a tiempo. Un inventario saludable se traduce en un negocio más rentable y preparado para crecer.

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